En tant que chef d’entreprise, vous devez pouvoir bien gérer vos archives. En réalité, de nombreux chefs d’entreprise ne savent pas combien cette tâche est importante et ignorent surtout que le bon fonctionnement économique de la société en dépend. Mais, l’archivage n’est pas aussi facile à faire. Et, c’est justement dans le but de vous aider que nous vous proposons cet article. Voici donc pour vous quelques informations pratiques qui vous seront d’une grande utilité.

Pourquoi archiver les documents en entreprise ?

Grâce à l’archivage, vous justifiez votre activité en cas de contrôle et protégez vos droits face à la justice. L’archivage permet aussi de respecter les exigences légales en ce qui concerne la conservation, le tri et la communication des archives. C’est également avantageux lorsque vous voulez rapidement retrouver un document. Vous avez toutes les informations utiles à portée de main. Mais, comment bien archiver ses données ?

Confier la gestion de ses archives à un prestataire

Vous pouvez confier la gestion et le stockage de vos archives d’entreprise à un prestataire en archivage comme SGA (société archivage lyon). Il s’agit en fait d’une société spécialisée dans la prise en charge, la gestion optimisée et le stockage de vos archives d’entreprise. En réalité, la gestion externalisée des archives est une excellente idée. Cette solution a de nombreux avantages. D’entrée, l’avantage le plus visible est le gain d’espace. Lorsque vous confiez la gestion de vos archives à un prestataire en la matière, vous profitez de ses locaux et gagnez ainsi quelques mètres carrés dont vous pouvez vous servir pour booster votre activité.

Aussi, l’entreprise d’archivage étant spécialisée dans ce domaine sait comment bien stocker vos documents pour qu’en cas de besoin, elle les retrouve facilement. Vous pouvez également avoir l’assurance que vos archives sont entre de bonnes mains. Elles sont sécurisées et l’entreprise vous garantit une parfaite confidentialité selon les obligations légales. Vous pouvez aussi bien leur confier vos archives en papier que celles numériques. Mais, avant de confier vos fichiers, vous devez vous poser certaines questions comme :

  • Quelles sont les archives à conserver ?
  • Ces archives devront-elles être conservées sous format physique ou numériques ?
  • Quelle durée de conservation vous convient ?

Dès que vous répondez à ces diverses questions, vous n’aurez plus du mal à bien choisir votre entreprise d’archivage. SGA assure la sécurité de vos archives et leur gestion optimisée pour une disponibilité rapide en cas de besoin.

L’archivage ne se fait pas sur un coup de tête. Avant de vous lancer, vous devez vous poser de bonnes questions et avoir de bonnes réponses. C’est ainsi que vous éviterez les mauvaises surprises. Les archives sont stockées et conservé tout au long de leur durée légale de conservation. Au cas où vous voudriez en savoir plus sur la durée d’utilité administrative (DUA), sachez qu’il s’agit de la durée durant laquelle vos documents ou vos données peuvent être conservées que ce soit par les personnes les ayant produit soit par les entreprises en charge.