Vos chaînes d’approvisionnement et de fabrication tournent à plein régime ; tout est rangé en ordre de bataille dans vos entrepôts et vous êtes fin prêt pour réaliser des bénéfices. Dans les entrepôts, se trame en réalité un processus complexe qui occasionne des pertes significatives. 

Dans les grandes entreprises qui performent de façon exceptionnelle, la gestion des entrepôts est un important poste d’investissement aussi bien en ressources humaines, financières et surtout technologiques. 

Dans les lignes qui suivent, découvrez le secret des nouveaux paradigmes techniques qui permettent d’optimiser les coûts d’entrepôt et de booster le résultat de l’entreprise. Voici comment exceller dans la gestion des entrepôts.

Gestion d’entrepôt, définition

Une idée reçue veut que l’entrepôt ne soit qu’un bâtiment plus ou moins grand et ne servant qu’à abriter le matériel ou la marchandise à l’abri des intempéries et autres aléas. 

Mais en réalité, l’entrepôt représente un espace vital et particulièrement dynamique. Un entrepôt mal géré peut conduire à des pertes économiques graves et des problèmes en cascade.

En effet, avant même de parler de votre capacité à vendre correctement vos produits et/ou services, l’art d’entretenir un business florissant dépend fondamentalement de la maîtrise des stocks et la fluidité de leurs mouvements. La gestion des entrepôts est d’ailleurs l’une des rubriques sur lesquelles généralement les entreprises subissent le plus de pertes.

Par exemple, lorsqu’à la suite d’un changement d’équipe, on perd le fil dans le suivi et la maintenance et que cela finit par clouer toutes les équipes en place vous rendant incapable de tenir les différents échéanciers.

Les enjeux de la gestion d’entrepôt

Ainsi, quel que soit le secteur d’activité, l’entreprise subit des frais liés à la gestion de la marchandise et des équipements ; qu’ils soient entrants, sortants ou dormants. 

Mais si les coûts sont inévitables, comment s’y prennent les entreprises performantes pour en faire un actif participant à l’accroissement du revenu ? 

Eh bien, la réponse est surtout technologique. En effet, la majorité des coûts occasionnés par la gestion d’entrepôt est liée au facteur humain. Même avec du personnel surqualifié, il est impossible de garantir l’absence d’erreurs. Une suppression de ligne malencontreuse sur un tableau Excel et c’est 100 pièces qui disparaissent du stock.

Heureusement, la technologie permet de se débarrasser de ce type de problématique. Grâce à une plateforme de gestion intégrée, il est possible d’avoir une vision à 360° sur les stocks. Les meilleures solutions offrent même un suivi en temps réel sur l’évolution de la marchandise ou des équipements. Un système de gestion d’entrepôt permettant même de fédérer plusieurs sites d’entreposage pour s’assurer que plus rien ne se perdent dans la chaîne logistique. 

Supposons par exemple que pour une raison ou une autre, il a fallu déplacer un lot de marchandises de l’entrepôt A vers l’entrepôt B. La sortie de l’entrepôt A a bien été enregistrée, mais l’entrée dans l’entrepôt B n’a pas été faite correctement. Ensuite, le responsable de l’approvisionnement consulte les registres et constate un niveau incroyablement bas de ce stock. C’est donc tout naturellement qu’il ordonne une commande chez le fournisseur afin d’éviter une rupture de stock. Pire, il s’agit peut-être d’une marchandise périssable que l’entreprise ne peut écouler qu’à une certaine vitesse. 

Voilà comment une banale erreur de registre peut coûter plusieurs milliers, voire des centaines de milliers d’euros.

La rentabilité de l’entrepôt

Plusieurs entreprises dans les secteurs de la distribution ou encore de la prestation de service ont ainsi pu réaliser un ROI impressionnant en numérisant l’intégralité de la sphère entrepôt avec des logiciels comme, par exemple, celui de Timly. On parle de la possibilité de suivre chaque article, chaque pièce, chaque équipement de façon individualisée. Le système est d’une telle précision qu’il offre une possibilité de suivi individualisé sur tous les paramètres pouvant occasionner des coûts. Sur la fiche d’un équipement, il est par exemple possible d’avoir des informations comme : 

  • son emplacement ;
  • l’historique des personnes qui s’en sont servies ;
  • l’état d’usure ou la date de la prochaine maintenance, etc.

Le suivi personnalisé avec l’aide d’un code barre ou QR code de chaque marchandise permet de ne jamais perdre un actif et de ne jamais se retrouver dans une situation d’excédent de stock ou inversement.

Une solution pour les entreprises de toute taille 

En réalité, dès lors que l’activité de votre entreprise implique un personnel manipulant ou exploitant des équipements ou marchandises, il est impératif de disposer d’un bon logiciel de gestion d’inventaire. Par ailleurs, plus tôt celui-ci est implémenté et plus fluide seront vos process à mesure que l’entreprise grandit : l’option idéale pour faire un micro management efficace et qui surtout, n’est pas chronophage. 

Logiciel de gestion Warehouse Management System (logiciel WMS)

Imaginez une situation très simple. Sébastien reçoit l’instruction d’envoyer au service comptabilité un MacBook Air stocké dans son entrepôt et donc sous sa responsabilité. Il vérifie sur son tableau Excel l’emplacement et se dirige vers ce dernier. Une fois arrivé à l’emplacement supposé du MacBook, il se confronte à un vide embarrassant.

Stressé, il se dirige au plus vite vers son collègue et ami David en espérant trouver une réponse à cette disparition. Mais le manque de solution augmente l’angoisse chez notre manager qui s’arme de sa casquette de détective et lance son investigation auprès de chaque membre de son équipe.

La finalité de son investigation infructueuse l’obligera à simplement recommander en urgence un autre MacBook Air pour compenser la disparition du mystérieux absent.

Finalement, le MacBook Air manquant sera renvoyé, 1 mois plus tard par le siège social qui l’avait reçu par erreur. 

Pour éviter ce genre de situation embarrassante, l’implémentation d’un bon logiciel de gestion d’entrepôt suffit.

Illustrons cette situation avec le logiciel de gestion d’entrepôt leader du marché et sûrement le plus efficace : Timly. C’est un logiciel complet  qui permet à n’importe quel employé de scanner avec son smartphone le code barre ou QR code placé sur chaque outil, chaque objet, chaque véhicule pour en mettre à jour le statut.

Ensuite, via un système GPS, le MacBook Air est instantanément localisé. En deux clics, vous pouvez également savoir à qui il a été attribué et qui est la prochaine personne qui en a fait la demande. Pour aller toujours plus loin, vous pouvez vérifier s’il a été maintenu récemment et pour quand est prévue la prochaine maintenance et même si les licences des logiciels installés sont à jour, ont besoin d’être renouvelées ou au contraire annuler pour éviter des frais inutiles.

L’intérêt d’une telle décentralisation dans la gestion des stocks d’entreprise est d’accroître les niveaux d’engagement et de responsabilisation du personnel. En effet, chaque collaborateur répond en temps réel du matériel en sa possession et cette information est disponible dans le système pour tous ; ce qui incite à apporter un soin particulier au matériel.

En augmentant la productivité de la gestion d’un entrepôt, le logiciel Timly minimise les risques de perte, de vol et même les coûts inutiles engendrés par la gestion des stocks.