La transformation numérique est la démarche qui bat actuellement son plein au sein des entreprises. Les processus de dématérialisation montrent justement combien de fois la tendance du zéro papier est de mise dans ces structures. En réalité, si les entreprises accordent autant d’intérêt à la dématérialisation, c’est parce qu’elle sera bientôt une obligation légale. Mais en quoi consiste concrètement la dématérialisation ? Quels sont ses atouts pour une entreprise et comment la mettre en œuvre ? Ce sont quelques points à maîtriser avant de vous lancer dans cette démarche.

La dématérialisation : définition et atouts pour les entreprises

La dématérialisation est le procédé par lequel les supports matériels qui sont souvent en format papier sont numérisés pour devenir des supports de format électronique. Cependant, il faut préciser qu’en fonction de l’aspect de l’entreprise où elle intervient, la dématérialisation peut se décliner en différents types. Nous pouvons donc distinguer la dématérialisation des échanges, celle des applications métier HP et la dématérialisation des documents. Compte tenu de son fonctionnement, la dématérialisation représente donc une solution aux nombreux problèmes engendrés par l’utilisation des supports papiers. En effet, avec cette démarche, la gestion des flux de documents est plus facilitée et plusieurs de vos tâches peuvent être automatisées. Ce qui favorise un gain de temps dans le travail. De plus, le fait de ne plus avoir à investir dans le traitement des documents ou l’achat de certaines fournitures bureautiques vous permet de réaliser des économies. A cela s’ajoute le fait que vous n’aurez plus à conserver ou archiver des documents. Ce qui permet d’avoir plus de place au sein de votre entreprise.

Comment mettre en œuvre les processus de dématérialisation au sein de son entreprise ?

Pour dématérialiser les supports et outils au sein de votre société, vous avez diverses possibilités. Vous pouvez numériser vos factures d’entreprise. Cela facilitera la gestion de vos procédés de facturation. Pour mettre en œuvre cette forme de dématérialisation, vous devez vous doter d’un logiciel spécifique. Il y en a plusieurs sur le marché. Pour une dématérialisation totale, privilégiez un logiciel de gestion d’entreprise (ERP). Vous pouvez aussi mettre en œuvre les processus de dématérialisation au sein de votre entreprise en numérisant vos signatures. Avec cette option, vous aurez une signature électronique que vous pourrez apposer sur vos divers documents, et ce même si vous êtes loin. Vous pourrez donc signer des documents électroniques à distance. Pour apposer de telles signatures, il vous faut aussi un logiciel à installer sur votre PC.

HP Workpath : le meilleur logiciel de dématérialisation de documents

Pour dématérialiser vos documents d’entreprise, l’usage d’un logiciel spécifique est généralement requis. Cependant, compte tenu du fait qu’il est complexe de trouver un tel outil, nous vous recommandons le HP Workpath. Ce dernier est une plateforme proposée par Hexapage et qui met à votre disposition plusieurs applications afin de vous permettre de venir à bout de votre transformation numérique. Grâce à celles-ci, vous pouvez effectuer la signature de contrat OCR, l’archivage des enregistrements et l’acheminement des formulaires, et ce en quelques clics. Selon vos besoins, vous pouvez également personnaliser les applications. Précisons que ces dernières s’installent en réalité sur les imprimantes multifonctions HP.