La gestion électronique des documents revêt une importance stratégique pour les entreprises. Choisir le bon logiciel GED permet de transformer radicalement la productivité et l’organisation des documents traités. Mais comment procéder efficacement pour faire le bon choix ? Les conseils ci-dessous de nos experts vous guideront dans vos recherches exploratoires.

Quels sont les besoins spécifiques de votre entreprise ?

Businessman using computer laptop on e document on digital tablet , E-signing on e document and virtual notepad on virtual screen , electronic signature , paperless office concept

Comme vous le savez déjà, le choix d’un logiciel GED doit être motivé par un besoin. Il convient ainsi de les définir en amont. Pour ce faire, trois aspects clés sont à prendre en compte.

Les types de documents traités par votre entreprise

Commencez par effectuer un audit précis des types de documents manipulés par votre entreprise. Vous devez en effet savoir que certains logiciels sont plus adaptés aux factures, d’autres aux documents : 

  • RH ;
  • juridiques ;
  • et techniques. 

De même, identifiez les formats (PDF, Word, tableurs) de documents que vos salariés traitent au quotidien. Cette analyse approfondie devrait vous guider vers la solution GED qui répondra parfaitement à vos spécificités métier.

Le volume annuel de documents

Le volume annuel de documents traités constitue un critère déterminant. À titre d’illustration, une PME de 10 personnes ne présente pas les mêmes besoins qu’un grand groupe du CAC 40. De ce fait, nous vous invitons à calculer précisément le nombre de documents créés, numérisés et archivés chaque année par vos services. Cette donnée vous aidera à dimensionner la solution GED et à éviter de surpayer pour des fonctionnalités surdimensionnées.

Pour effectuer rapidement le tri parmi les nombreux logiciels GED disponibles sur le marché, nous vous conseillons d’utiliser un comparateur ged. En effet, cet outil vous permettra d’avoir une vision objective des solutions du marché. Les comparateurs de logiciels GED proposent :

  • des analyses détaillées ;
  • des avis d’utilisateurs ;
  • et des comparatifs tarifaires. 

Ils vous aideront à rapidement dresser une shortlist des solutions en accord avec vos critères. Une fois votre liste arrêtée, sollicitez des versions d’essai gratuites pour évaluer la performance de chaque logiciel GED. 

Veillez, durant cette phase de tests, à impliquer vos équipes de sorte à obtenir un retour terrain. L’ergonomie, la facilité de prise en main et la réactivité du support technique sont entre autres des aspects clés à noter.

Quels sont les critères de sélection d’un bon logiciel GED ?

Vous gagnerez à investir d’emblée dans une solution performante qui répondra à vos usages spécifiques et qui s’intégrera harmonieusement et durablement à votre écosystème numérique. Voici les paramètres clés à considérer.

La compatibilité avec votre système d’information

Il s’agit d’un élément crucial ! En effet, votre nouvelle GED doit impérativement s’intégrer avec vos outils existants comme le logiciel de comptabilité, le CRM et les outils collaboratifs. Nous vous invitons à vérifier pour chaque logiciel GED les possibilités d’API, d’import/export et de synchronisation qu’il offre pour éviter les ruptures de processus.

La sécurité et la conformité

De même, accordez un grand intérêt à la sécurité et à la conformité du logiciel GED. Pour cause, la gestion documentaire implique des enjeux majeurs. Assurez-vous par conséquent que la solution que vous courtisez propose des fonctionnalités robustes telles que le chiffrement des données, l’authentification multifacteurs, la traçabilité des accès et des modifications et surtout la conformité RGPD. Ces critères sont non négociables.